Umowa o Powierzeniu Przetwarzania Danych

Niniejsza Umowa o Powierzeniu Przetwarzania Danych ("Umowa Powierzenia") zostaje zawarta pomiędzy podmiotem określonym jako Administrator w obowiązującym formularzu zamówienia lub umowie o świadczenie usług ("Administrator") a PZX (CNPJ: 62.054.402/0001-26), z siedzibą w stanie São Paulo, Brazylia ("Podmiot Przetwarzający"), i stanowi integralną część umowy regulującej korzystanie z Konn ("Umowa").

1. Definicje

"Dane Osobowe" oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, zgodnie z definicją brazylijskiej Ogólnej Ustawy o Ochronie Danych (LGPD, Ustawa nr 13.709/2018).

"Przetwarzanie" oznacza każdą operację wykonywaną na Danych Osobowych, w tym zbieranie, przechowywanie, używanie, dostęp, przekazywanie i usuwanie.

"Administrator" oznacza osobę fizyczną lub prawną mającą uprawnienia decyzyjne w zakresie Przetwarzania Danych Osobowych.

"Podmiot Przetwarzający" oznacza osobę fizyczną lub prawną, która przetwarza Dane Osobowe w imieniu Administratora, zgodnie z jego instrukcjami.

"Osoba, której Dane Dotyczą" oznacza osobę fizyczną, do której odnoszą się Dane Osobowe.

"Dalszy Podmiot Przetwarzający" oznacza każdą stronę trzecią zaangażowaną przez Podmiot Przetwarzający w celu przetwarzania Danych Osobowych w imieniu Administratora.

"Usługi" oznaczają platformę Konn oraz wszelkie powiązane funkcjonalności udostępniane przez PZX na podstawie Umowy.

2. Zakres i relacja między stronami

Niniejsza Umowa Powierzenia reguluje przetwarzanie Danych Osobowych przez PZX działającą jako Podmiot Przetwarzający, w imieniu Administratora, w związku ze świadczeniem Usług.

Administrator określa cele i sposoby przetwarzania. PZX przetwarza Dane Osobowe wyłącznie w celu świadczenia i obsługi Usług, zgodnie z instrukcjami Administratora określonymi w niniejszej Umowie Powierzenia oraz w Umowie.

3. Charakter, cel i czas trwania przetwarzania

Charakter: przechowywanie, organizacja, indeksowanie, przetwarzanie semantyczne, wyszukiwanie i wyświetlanie treści przesyłanych przez Administratora i jego upoważnionych użytkowników.

Cel: świadczenie platformy Konn, w tym zarządzanie dokumentami, graf wiedzy, wyszukiwanie semantyczne oraz funkcje kontekstowe wspierane przez SI.

Czas trwania: na okres obowiązywania Umowy. Po jej rozwiązaniu zastosowanie mają postanowienia Sekcji 12.

4. Kategorie Danych Osobowych i Osób, których Dane Dotyczą

Kategorie Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej Umowy Powierzenia zależą od treści przesyłanych przez Administratora. Mogą one obejmować, między innymi:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imiona i nazwiska, adresy e-mail oraz informacje zawodowe użytkowników Administratora i wszelkich osób wspomnianych w przesłanych treściach;

• Dane organizacyjne: struktury zespołów, role i komunikacja wewnętrzna;

• Dane treści: dokumenty, notatki i wpisy wiedzy, które mogą zawierać Dane Osobowe pracowników, klientów lub osób trzecich Administratora.

Administrator przyjmuje do wiadomości, że PZX nie może kontrolować ani przewidzieć kategorii Danych Osobowych zawartych w treściach przesłanych do Usług. Administrator jest odpowiedzialny za zapewnienie, że wszystkie Dane Osobowe przesłane do Usług mają ważną podstawę prawną do przetwarzania zgodnie z obowiązującym prawem.

Osobami, których Dane Dotyczą, są przede wszystkim pracownicy i upoważnieni użytkownicy Administratora, a potencjalnie także osoby trzecie, których dane pojawiają się w treściach przesłanych przez Administratora.

5. Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego

PZX, jako Podmiot Przetwarzający, zobowiązuje się do:

5.1 Przestrzegania instrukcji: przetwarzania Danych Osobowych wyłącznie na podstawie udokumentowanych instrukcji Administratora, chyba że wymaga tego obowiązujące prawo. PZX poinformuje Administratora, jeżeli uzna, że instrukcja narusza obowiązujące prawo, przed jej wykonaniem.

5.2 Poufności: zapewnienia, że upoważniony personel przetwarzający Dane Osobowe jest zobowiązany do zachowania poufności.

5.3 Bezpieczeństwa: wdrożenia i utrzymania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony Danych Osobowych, jak opisano w Sekcji 8.

5.4 Dalszych Podmiotów Przetwarzających: angażowania Dalszych Podmiotów Przetwarzających wyłącznie zgodnie z Sekcją 7.

5.5 Praw Osób, których Dane Dotyczą: wspierania Administratora w odpowiedziach na żądania Osób, których Dane Dotyczą, jak opisano w Sekcji 9.

5.6 Usuwania: usunięcia lub zwrotu Danych Osobowych po rozwiązaniu, jak opisano w Sekcji 12.

5.7 Audytu: udostępnienia informacji niezbędnych do wykazania zgodności z niniejszą Umową Powierzenia, jak opisano w Sekcji 11.

5.8 Zgłaszania incydentów: powiadomienia Administratora bez zbędnej zwłoki, a najpóźniej w ciągu 72 godzin od powzięcia wiadomości, o każdym potwierdzonym incydencie bezpieczeństwa dotyczącym Danych Osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej Umowy Powierzenia. Powiadomienie będzie zawierać charakter incydentu, kategorie i przybliżoną liczbę Osób, których Dane Dotyczą, prawdopodobne konsekwencje oraz podjęte lub proponowane środki.

6. Obowiązki Administratora

Administrator zobowiązuje się do:

6.1 Podstawy prawnej: zapewnienia, że wszystkie Dane Osobowe przesłane do Usług mają ważną podstawę prawną do przetwarzania zgodnie z obowiązującym prawem, w tym dane osób trzecich przesyłane jako część dokumentów lub treści wiedzy.

6.2 Dokładności: dostarczania dokładnych i aktualnych instrukcji oraz zapewnienia, że przesyłane Dane Osobowe są adekwatne i odpowiednie dla zamierzonego celu.

6.3 Praw Osób, których Dane Dotyczą: obsługi żądań Osób, których Dane Dotyczą, kierowanych do Administratora i koordynacji z PZX, gdy wymagana jest pomoc Podmiotu Przetwarzającego.

6.4 Zgodności: przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów o ochronie danych w charakterze Administratora, w tym uzyskiwania wymaganych zgód od Osób, których Dane Dotyczą.

7. Dalsze Podmioty Przetwarzające

7.1 Aktualne Dalsze Podmioty Przetwarzające

Administrator upoważnia PZX do zaangażowania następujących Dalszych Podmiotów Przetwarzających w związku z Usługami:

7.2 Przyszłe Dalsze Podmioty Przetwarzające

PZX może zaangażować dodatkowych dostawców modeli SI (w tym, między innymi, dostawców usług reranking, osadzania lub przetwarzania dźwięku) w miarę rozwoju Usług. PZX powiadomi Administratora o każdym planowanym dodaniu lub zastąpieniu Dalszych Podmiotów Przetwarzających z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

Administrator może sprzeciwić się nowemu Dalszemu Podmiotowi Przetwarzającemu z uzasadnionych powodów związanych z ochroną danych, powiadamiając PZX na piśmie w ciągu 15 dni od otrzymania powiadomienia. Jeżeli strony nie rozwiążą sprzeciwu, Administrator może rozwiązać Umowę bez kar, z 30-dniowym pisemnym wypowiedzeniem.

7.3 Obowiązki Dalszych Podmiotów Przetwarzających

PZX nałoży na wszystkich Dalszych Podmiotów Przetwarzających obowiązki ochrony danych równoważne tym określonym w niniejszej Umowie Powierzenia. PZX pozostaje odpowiedzialny wobec Administratora za wykonanie obowiązków przez Dalsze Podmioty Przetwarzające.

8. Środki bezpieczeństwa

PZX wdraża następujące środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Danych Osobowych:

• Szyfrowanie danych w trakcie przesyłania (TLS) oraz w spoczynku;

• Izolacja najemców: dane każdego Administratora są logicznie oddzielone od danych innych najemców;

• Kontrola dostępu oparta na rolach, ograniczająca dostęp do upoważnionego personelu;

• Monitorowanie i rejestrowanie bezpieczeństwa;

• Regularne przeglądy dostępów.

PZX może aktualizować te środki w czasie, pod warunkiem, że aktualizacje nie obniżą istotnie ogólnego poziomu ochrony.

9. Prawa Osób, których Dane Dotyczą

PZX będzie wspierać Administratora w wypełnianiu jego obowiązków dotyczących odpowiadania na żądania Osób, których Dane Dotyczą, zgodnie z obowiązującym prawem, w tym żądań dostępu, sprostowania, usunięcia, przenoszenia i sprzeciwu.

Administrator jest odpowiedzialny za otrzymanie i wstępną ocenę żądań Osób, których Dane Dotyczą. Gdy realizacja żądania wymaga działania ze strony PZX, Administrator prześle żądanie do PZX za pośrednictwem kanału kontaktowego wskazanego w Sekcji 15. PZX odpowie w ciągu 15 dni roboczych.

10. Międzynarodowe transfery danych

Dane Osobowe przetwarzane na podstawie niniejszej Umowy Powierzenia mogą być przekazywane i przetwarzane w krajach poza Brazylią, w tym w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii, gdzie działają Dalsze Podmioty Przetwarzające PZX. Takie transfery są realizowane na podstawie odpowiednich zabezpieczeń umownych, zgodnie z artykułem 33 LGPD.

W przypadku Administratorów podlegających RODO, transfery do Dalszych Podmiotów Przetwarzających poza Europejskim Obszarem Gospodarczym podlegają obowiązującym mechanizmom transferu, w tym Standardowym Klauzulom Umownym, gdy jest to wymagane.

11. Prawa audytu

Na pisemne żądanie Administratora PZX udostępni informacje niezbędne do wykazania zgodności z niniejszą Umową Powierzenia. PZX może wypełnić ten obowiązek poprzez dostarczenie aktualnych certyfikatów, dokumentacji bezpieczeństwa lub podsumowań raportów z audytu.

Administrator może zażądać audytu na miejscu nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, z co najmniej 30-dniowym pisemnym wyprzedzeniem i na własny koszt. Każdy audyt musi być przeprowadzony w sposób, który nie zakłóca działalności PZX ani nie narusza bezpieczeństwa lub poufności danych innych klientów.

12. Czas obowiązywania, rozwiązanie i usunięcie danych

Niniejsza Umowa Powierzenia pozostaje w mocy przez czas trwania Umowy.

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy:

• Administrator będzie miał 30 dni na wyeksportowanie swoich danych z Usług;

• Po tym okresie PZX usunie wszystkie Dane Osobowe przetwarzane na podstawie niniejszej Umowy Powierzenia w ciągu 30 dni, w tym kopie posiadane przez Dalsze Podmioty Przetwarzające, gdy jest to technicznie wykonalne;

• PZX dostarczy pisemne potwierdzenie usunięcia na żądanie Administratora;

• PZX może zachować Dane Osobowe poza tym okresem wyłącznie w zakresie wymaganym przez obowiązujące prawo, w którym to przypadku dane pozostaną objęte obowiązkami poufności wynikającymi z niniejszej Umowy Powierzenia.

13. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność każdej strony na podstawie niniejszej Umowy Powierzenia podlega ograniczeniom określonym w Umowie. Żadne postanowienie niniejszej Umowy Powierzenia nie ogranicza odpowiedzialności żadnej ze stron za obowiązki, których nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy obowiązującego prawa o ochronie danych.

14. Prawo właściwe

Niniejsza Umowa Powierzenia podlega prawu Federalnej Republiki Brazylii, w szczególności LGPD (Ustawa nr 13.709/2018). Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy Powierzenia, które nie mogą być rozwiązane polubownie, będą poddawane sądom Dystryktu São Paulo, stan São Paulo.

15. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej Umowy Powierzenia, żądań praw Osób, których Dane Dotyczą, lub incydentów bezpieczeństwa:

• E-mail: privacy@pzx.app

• Strona internetowa: pzx.app

Inspektor Ochrony Danych:

• Imię i nazwisko: Filipe Albuquerque Brauns Cazelgrandi

• E-mail: filipe@pzx.app

Załącznik A, Szczegóły przetwarzania

Niniejszy załącznik uzupełnia Sekcję 3 i może być aktualizowany za pisemnym, wzajemnym porozumieniem w celu odzwierciedlenia zmian w Usługach.